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0031 — Germany: KZBV suitability finding decides the billing position for DE clinics (BEMA / GOZ / KZV) ​

  • Status: proposed
  • Date: 2026-09-10
  • Deciders: maintainers
  • Tags: compliance, billing, germany, positioning

Context ​

Issue #135 asks four things before any code: how the BEMA and GOZ catalogs are built, what the KZV submission is and whether a self-hosted installation can produce it, whether software needs formal approval before a practice may bill with it, and what GOZ billing needs beyond billing. Sources read are the primary texts: the Bundesmantelvertrag-Zahnärzte (BMV-Z, Gesamtausgabe 01.07.2025) with Anlagen 1, 8a and 15, the BEMA (Anlage A, Stand 01.01.2026), the GOZ as published on gesetze-im-internet.de, § 55 SGB V, § 4 UStG, the KZBV pages on Programmmodule, Herstellerliste, papierlose Abrechnung, EBZ and Festzuschüsse, one KZV's Abrechnung pages (KZVB) and the BMF e-invoicing FAQ. Points not confirmed from those are marked open.

1. The catalogs ​

BEMA. "Einheitlicher Bewertungsmaßstab für zahnärztliche Leistungen gemäß § 87 Abs. 2 und 2h SGB V", Anlage A to the BMV-Z, set by the Bewertungsausschuss of KZBV and GKV-Spitzenverband (last change: Beschluss of 12.12.2025, in force 01.01.2026). Allgemeine Bestimmung 1: it "bestimmt den Inhalt der abrechnungsfähigen zahnärztlichen Leistungen und ihr wertmäßiges, in Punkten ausgedrücktes Verhältnis zueinander". Five parts: Teil 1 konservierende und chirurgische Leistungen und Röntgenleistungen; Teil 2 Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, obstruktive Schlafapnoe; Teil 3 Kieferorthopädie; Teil 4 systematische Parodontitis-Behandlung; Teil 5 Zahnersatz und Zahnkronen. Each position carries a Punktzahl ("zum Beispiel 32 für eine einflächige Füllung im Frontzahnbereich"); the price is Punktzahl × Punktwert, and "der Punktwert wird auf Ebene der Länder zwischen den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZVen) und den Krankenkassen jährlich neu verhandelt", except Teil 5, which has a federal Punktwert negotiated by KZBV and GKV-SV. Allg. Best. 3: services missing from the BEMA are valued through the GOÄ at 9 GOÄ points = 1 BEMA point. Allg. Best. 5: material, lab and postage costs are outside the point values. Anlage 1 BMV-Z Nr. 2.1: the Behandlungsfall for Teil 1 is the whole treatment by the same dentist within one Kalendervierteljahr; Nr. 2.4: every service carries its Behandlungstag and the tooth in the two-digit FDI scheme.

GOZ. Gebührenordnung für Zahnärzte of 22.10.1987, last amended by the Verordnung of 05.12.2011 (the "GOZ 2012"), a federal regulation published by the BMJ. § 5 (1): "Die Höhe der einzelnen Gebühr bemißt sich nach dem Einfachen bis Dreieinhalbfachen des Gebührensatzes. Gebührensatz ist der Betrag, der sich ergibt, wenn die Punktzahl der einzelnen Leistung des Gebührenverzeichnisses mit dem Punktwert vervielfacht wird. Der Punktwert beträgt 5,62421 Cent." Rounding to the cent only after multiplying by the Steigerungsfaktor. § 5 (2): "Der 2,3fache Gebührensatz bildet die nach Schwierigkeit und Zeitaufwand durchschnittliche Leistung ab; ein Überschreiten dieses Gebührensatzes ist nur zulässig, wenn Besonderheiten der […] Bemessungskriterien dies rechtfertigen". § 2 (1)–(2): a higher fee may be agreed in writing, per case, before treatment, listing Nummer, Bezeichnung, Steigerungssatz and Betrag plus the note that reimbursement may be incomplete; Punktzahl and Punktwert cannot be varied. § 2 (3): Verlangensleistungen (§ 1 (2) S. 2) "müssen in einem Heil- und Kostenplan schriftlich vereinbart werden" before treatment, marked as such. § 6 (1): Analogleistungen "entsprechend einer nach Art, Kosten- und Zeitaufwand gleichwertigen Leistung"; § 6 (2): the GOÄ sections a dentist may bill (B I–VI, C, E V/VI, J, L, M, N 4852, O). § 9: lab work is passed through as Auslagen at actual cost; a Kostenvoranschlag must be offered when lab costs will exceed 1 000 €, and the patient informed at once if they will overrun by more than 15 %. Nr. 1040 "Professionelle Zahnreinigung", 28 points, is a GOZ position — PZR is private for everyone.

Festzuschüsse (Zahnersatz). § 55 (1) SGB V: befundbezogene Festzuschüsse of "60 Prozent der […] festgesetzten Beträge" for the Regelversorgung, rising to 70 % with five and 75 % with ten uninterrupted bonus years; § 55 (2): Härtefall adds up to 40 % capped at actual cost. KZBV: the system exists since 2005, the practice "verpflichtet, vor jeder anstehenden Zahnersatzbehandlung die jeweiligen Festzuschussbefunde zu ermitteln und im Heil- und Kostenplan einzutragen"; about 50 Befunde whose amounts the G-BA adjusts yearly (next: 01.01.2026). "Seit 1. Januar 2023 wird der Heil- und Kostenplan […] in der Zahnarztpraxis elektronisch erstellt und der Krankenkasse übermittelt"; the approval comes back electronically; the patient receives "eine Rechnung über den […] Eigenanteil" and the Festzuschuss is billed through the KZV.

What a practice configures: its KZV's Punktwerte per BEMA part and Kassenart, its GOZ factor policy and per-item Begründungen, its lab and material price lists, and the § 2 agreements it uses. It does not edit either catalog.

2. The KZV submission ​

  • BMV-Z § 23 (1): Teil 1 and KFO Zuschüsse "vierteljährlich", Teile 2 and 4 and Festzuschüsse (Teil 5) "monatlich zu dem von der KZV bestimmten Termin, getrennt voneinander"; "grundsätzlich auf Datenträgern oder im Wege elektronischer Datenübertragung", per Krankenkasse and per Personenkreis M/F/R. § 23 (2): with the submission the dentist confirms personal performance and correctness incl. real lab costs; § 23 (7): time-barred one year after the quarter. § 25 delegates format to the DTA-Vertrag (Anlage 8a), where the KZV builds one Einzelfallnachweis per Krankenkasse and Behandlungsfall (KZV-Nummer, IK, Krankenversichertennummer, …) and the correctness check "durch Einsatz der Prüfregeln des BEMA-Moduls in der Zahnarztpraxis und/oder in der KZV unterstützt wird".
  • KZBV: "Seit 2012 müssen alle Praxen die vertragszahnärztlichen Leistungen mit ihrer KZV in papierloser Form abrechnen. Die KZBV entwickelte die notwendigen Abrechnungsmodule […] und stellt sie allen Herstellern von Praxisverwaltungssoftware (PVS) zur Verfügung." Current modules: Knr12-Modul 5.6/5.7, KCH 6.6/6.7, KBR 6.1/6.2, KFO 6.9/7.0, PAR 5.5/5.6, ZE 7.5/7.6, Sendemodul 3.4/3.5 (versions switch mid-2026). The modules encrypt and send; the practice uploads the resulting KCH/KFO/ZE/PAR/KB files on its KZV's portal (KZVB: quarterly files in early January/April/July/ October, monthly files on the 16th). The VSDM Prüfungsnachweis travels inside the same submission as eGKO positions (ADR 0032).
  • The file format and the module interface are handed to manufacturers, not published on the pages read; whether the modules are source, a specification or platform binaries, and under what licence, is open (contact: KZBV-Informatik-ABT@kzbv.de).

3. Certification — the rule, verbatim ​

Anlage 1 BMV-Z, Nr. 1: "Die Verwendung eines Datenverarbeitungssystems, mit dem der Vertragszahnarzt Leistungen zum Zwecke der Abrechnung erfasst, speichert und verarbeitet, bedarf der Genehmigung durch die zuständige Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV). Der Vertragszahnarzt gibt der KZV das eingesetzte Programmsystem und die jeweils verwendete Programmversion bekannt […]. Bei elektronischer Abrechnung wird die vom Vertragszahnarzt verwendete Programmversion automatisch übermittelt. Ein System ist für die vertragszahnärztliche Abrechnung geeignet, wenn feststeht, dass programmierte Abrechnungsregeln den jeweils gültigen Bestimmungen des BMV-Z entsprechen und dass befund- und leistungsorientierte Abrechnungsautomatismen keine Verwendung finden. Über die Eignung befindet die Prüfstelle der KZBV. Die Abrechnung mittels EDV […] und die elektronische Übermittlung der Abrechnung ist zulässig, wenn die Prüfstelle der KZBV festgestellt hat, dass die Voraussetzungen hierfür vorliegen. Die KZV widerruft die Genehmigung, wenn die Voraussetzungen hierfür nicht oder nicht mehr vorliegen."

KZBV Herstellerliste: "Die Auflistung enthält nur kommerzielle Praxisverwaltungssysteme (PVS), die die Eignungsfeststellung gemäß den Pflichtvorgaben für zahnärztliche Praxisverwaltungssysteme erhalten haben. Mit Aussprache der Eignungsfeststellung […] bescheinigt die KZBV, dass in einem Prüfverfahren die korrekte Verarbeitung der Abrechnungsdaten und die Einbindung der KZBV-Module sowie die Umsetzung der aktuell gültigen Vorgaben nachgewiesen wurde." KZVB: "Voraussetzung für die Online-Einreichung ist ein für den jeweiligen Bema-Teil von der KZBV als geeignet festgestelltes Abrechnungsprogramm in der aktuellen Version."

EBZ (Anlage 15 BMV-Z): § 2 (1) presupposes TI connection, TI crypto and KIM; § 17 (4): flächendeckender Echtbetrieb 01.01.2023 and "Mit Beginn des Echtbetriebs muss der Vertragszahnarzt mit den entsprechenden PVS-Modulen ausgestattet sein"; § 17 (1) names "jedes […] Softwareverwaltungsprogramm, das das Eignungsfeststellungsverfahren der KZBV durchlaufen hat"; § 18: paper (Stylesheet, Anlage 14c) only for technical Störfälle in urgent cases. KZBV: EBZ mandatory since 01.01.2023, ~29 million applications sent.

Reading. The answer to the issue's point 3 is yes: a practice may bill the KZV only with a Programmsystem and version the KZBV Prüfstelle has found suitable and its KZV has approved, the version is transmitted with every electronic submission, and the submission files themselves are produced by the KZBV modules. "Produce the file, don't send it" is therefore not a scope-down that escapes the rule: the file is the module's output. Nothing in the texts mentions licences; the obstacle is the same as Portugal's (ADR 0027): a finding attached to a fixed version of a program the practice may not modify, plus modules whose terms of embedding are open. A separate design constraint applies to any German edition: "befund- und leistungsorientierte Abrechnungsautomatismen" are disqualifying, so no copilot may propose BEMA positions from findings.

4. The private side ​

What billing lacks for a GOZ Rechnung (§ 10 (2)–(4), Anlage 2 Liquidationsvordruck): per line the Leistungsdatum, GOZ/GOÄ number and name, the tooth (FDI), a Mindestdauer where the catalog names one, the Steigerungssatz and the amount; a written per-line Begründung whenever the factor exceeds 2,3 (and, for § 2 agreements, on request); the "entsprechend" label with the reference position for Analogleistungen; the "Verlangensleistung" label; § 9 lab costs with the lab invoice attached and material lines with Bezeichnung, Gewicht and Tagespreis of alloys; the § 2 (2) agreement and the § 2 (3) Heil- und Kostenplan as documents; the § 9 (2) Kostenvoranschlag. VAT: § 4 Nr. 14 a) UStG exempts "Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als […] Zahnarzt […] durchgeführt werden", but "nicht für die Lieferung oder Wiederherstellung von Zahnprothesen […] und kieferorthopädischen Apparaten […], soweit sie der Unternehmer in seinem Unternehmen hergestellt […] hat" — own-lab prosthetics are taxable; purely cosmetic work is not a Heilbehandlung (line drawn by case law, not sourced here). E-invoicing: BMF FAQ — the obligation from 01.01.2025 applies to "Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern"; "Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen", and for § 4 Nr. 8–29 exempt turnovers an E-Rechnung needs the recipient's consent. Patient invoices carry no e-invoicing duty.

Decision ​

  1. DentalPin, as an open-source product the practice installs and may modify, does not seek the KZBV Eignungsfeststellung for the statutory (GKV) billing path. The finding is per Programmsystem and version, the version is auto-transmitted with each submission, the submission files are the output of KZBV modules whose embedding terms are open, and the KZV may revoke its approval.
  2. Statutory billing for a German Kassenpraxis stays with the KZBV-listed PVS the practice already runs (the "connector" here is the practice's approved PVS): DentalPin holds the clinical record, schedule and private invoicing, and hands treatment data across for BEMA billing, EBZ and the quarterly/monthly files. No file is generated by DentalPin. Whether the KZBV-Systemwechselschnittstelle is documented for such an export is open.
  3. The private side is built now, without dependency: module de_goz, DE-gated, registered through BillingHookRegistry in the verifactu shape: the GOZ Gebührenverzeichnis (and the § 6 (2) GOÄ subset) as a versioned seed, Punktzahl × 5,62421 Cent × factor, per-line Begründung enforced above 2,3, Analog and Verlangens labels, § 9 lab pass-through with attachment, § 2 agreement and Heil- und Kostenplan documents, the Anlage 2 layout, VAT exemption with the own-lab exception. billing learns nothing about Germany.
  4. The BEMA is seeded read-only (positions, points, parts) for documentation, Festzuschuss estimates and the export in point 2 — never as a billing engine. Point values are per-clinic settings. Whether the BEMA text may be redistributed in a public repository is open (it is Anlage A to a contract, not a Verordnung).
  5. The German copilot never proposes billable positions from findings (Anlage 1 Nr. 1); recorded here so it is not undone.
  6. Two questions are put to KZBV Vertragsinformatik in writing before anything else: (a) the form and licence of the Programmmodule and whether an open-source, server-hosted product can embed them, and (b) whether a certified-edition route — a frozen build filed by a German entity — is admissible. A "yes" reopens this ADR as a certified edition, as ADR 0027 keeps for Portugal.
  7. Until then DentalPin's position in Germany is "clinical record, schedule and private (GOZ) invoicing; statutory billing with your KZBV-listed PVS", stated on the German pages and in the readiness matrix. Together with ADR 0032 this means DentalPin is not the sole system of a Kassenpraxis today.

Consequences ​

Good ​

  • The website and the Dampsoft comparison stop hedging; the sentence the issue asked for exists and is sourced.
  • de_goz is real value for every German practice (all PZR, all private work, every Eigenanteil invoice) and needs no approval.
  • The approach is the same "third party issues, DentalPin mirrors" pattern as ADRs 0027/0028; nothing German leaks into billing.

Bad / accepted trade-offs ​

  • A Kassenpraxis keeps two systems; the KZV-facing half is not ours.
  • The GOZ and BEMA seeds need an owner for catalog and Punktwert updates (BEMA changes yearly, Festzuschüsse yearly).
  • The BEMA read-only seed may have to be replaced by a manual import if redistribution is refused.

Alternatives considered ​

  • Embed the KZBV modules and file for the Eignungsfeststellung ourselves. — Needs the modules' terms and a German filing entity; rejected until KZBV answers point 6, kept as the certified-edition route.
  • Produce the KCH/ZE/PAR/KFO/KB files without the modules. — The format is not public and the files are the modules' output; the KZV would reject an unapproved program version.
  • Re-implement BEMA rules as a plugin to billing. — Billing rules in a core module for one country; rejected by the module rules and useless without the submission path.
  • Ignore GOZ and ship nothing. — Leaves the one part that is fully open to us on the table.

How to verify the rule still holds ​

  • docs/technical/country-readiness.md and the German landing page state "private (GOZ) invoicing in DentalPin; statutory billing with a KZBV-listed PVS".
  • No module under backend/app/modules/ writes a KZV submission file or claims an Eignungsfeststellung; de_goz has no KZV transport.
  • Backend test: a DE clinic invoice line with factor > 2,3 and no Begründung is refused at issue time; an Analog line renders "entsprechend" plus the reference number.
  • The copilot's German catalog suggestions are limited to GOZ items and never derive from periodontogram/odontogram findings.

Answers to the issue ​

  1. Catalogs — Context §1: BEMA parts 1–5, points × a Punktwert negotiated per KZV (federal for Teil 5); GOZ points × 5,62421 Cent × factor 1,0–3,5 with written Begründung above 2,3; Festzuschüsse 60/70/75 % on ~50 Befunde via the (electronic) HKP.
  2. Submission — Context §2: quarterly (Teil 1, KFO) and monthly (Teile 2, 4, 5) files per BEMA part, produced by KZBV modules, uploaded encrypted to the KZV portal. A self-hosted installation cannot produce them without the modules and an approved version.
  3. Certification — Context §3: yes, required. Anlage 1 BMV-Z Nr. 1 quoted above; KZBV Eignungsfeststellung per system and version; EBZ needs the PVS modules. Scope is therefore "no KZV file", not "file without sending".
  4. Private side — Context §4 and Decision 3: de_goz.

Readiness matrix row ​

| Germany | ✅ de | ❌ | ❌ GOZ private invoicing: de_goz module pending (no approval needed); statutory BEMA/KZV billing not possible for a self-hosted, modifiable program — KZBV Eignungsfeststellung is per system and version and the submission files come from KZBV modules (Anlage 1 BMV-Z; ADR 0031) — bill the KZV with a KZBV-listed PVS | ❌ TI: DentalPin talks to the practice's gematik-approved Konnektor/TI-Gateway, never is one; de_ti (VSDM first, KIM transport second) pending; EBZ/E-Rezept/ePA stay with the approved PVS (ADR 0032) | #135, #136 (answered) |

References ​